Entenda porque seu escritório despachante precisa da padronização de processos

Saiba mais sobre a importância da padronização de processos para despachantes – Fonte/Reprodução: Internet

O despachante entender a necessidade de padronizar os processos de sua empresa é fundamental para nortear seus funcionários e orientar a melhor forma de realizar suas atividades.

A padronização é vista como a solução para garantir a assertividade das suas operações, criando uma versão única do processo por meio da padronização das atividades. Por isso, é possível alcançar a excelência operacional e também reduzir custos e aumentar a qualidade do seu serviço/produto. 

Nesse artigo você vai entender de que forma criá-la e como executar a padronização no seu negócio. Boa leitura!

O que é padronização de processos?

Primeiramente, entenda que padronização de processos nada mais é do que o ato de formalizar as atividades da sua empresa, desenvolvendo um padrão que deve ser seguido pelos colaboradores. Pode (e deve) ser aplicada a qualquer tarefa ou procedimento que seja relevante pela organização.

Dessa forma, a padronização de processos deve permear todos os setores de uma empresa, desde a forma que atende-se um telefone a fechar a folha de pagamento.

Veja a seguir os principais benefícios de uniformizar os processos na sua empresa:

Benefícios da padronização de processos

Quando bem estruturada, a padronização de processos pode auxiliar os novos funcionários a entender melhor suas funções e como se deve realizar as tarefas solicitadas a eles, isso faz com que melhore a produtividade e a qualidade do seu serviço/produto.

A padronização melhora questões associadas ao desperdício de matéria prima, isso porque favorece com que seus funcionários saibam exatamente as quantidades que devem ser utilizadas para a produção de seus produtos ou a execução de seus serviços.

Dessa forma, padronizar seus processos pode melhorar a qualidade do atendimento ao cliente na sua empresa. É possível elaborar uma espécie de “script” para guiar seus colaboradores e auxiliar na hora de atender a sua clientela. Aumentando assim a qualidade do seu atendimento. 

A importância da padronização de processos para despachantes

De modo geral, a maioria dos clientes que procuram por um despachante está em busca de agilidade na resolução de seus problemas. Então, sabendo exatamente o que deve ser feito para resolver esses assuntos e de que forma executar cada passo do processo aumenta a agilidade da prestação do seu serviço, garantindo assim a satisfação do seu cliente.

Outro ponto importante para o bom funcionamento do seu escritório é a organização de documentos. Imagine que você vai receber um cliente novo e ao chegar no seu escritório ele encontra um ambiente bagunçado, com muitos documentos espalhados por sua mesa. Para resolver esse problema, um dos passos para resolver isso pode ser padronização e arquivamento de documentos.

Felizmente, a tecnologia é um grande aliado. Aqui na Paggue, oferecemos aos nossos clientes despachantes um sistema para auxiliar na gestão de seus escritórios. O Despachante by Paggue é um software que auxilia a  organizar e ajuda a controlar as rotinas do seu escritório. Saiba mais sobre esse sistema clicando aqui.

3 passos para padronizar seus processos

  1. Análise interna

Antes de mais nada, é importante saber que a analise interna é o ponto de partida para qualquer empresário que deseja uniformizar as atividades da sua empresa. É importante que o despachante realize uma análise interna para ver o que pode ser mantido e o que pode ser melhorado.

  1. Criação de um manual de processos

Após realizar a análise da sua empresa, está na hora de criar um manual explicando exatamente como deve ser executada cada tarefa. Por essa razão não basta somente padronizar a execução das atividades, é preciso garantir que serão executadas da forma descrita.

Para isso, você pode investir em uma capacitação para sua equipe ou realizar uma apresentação formal para seus colaboradores.

  1. Revisar e melhorar periodicamente os processos

O passo final é avaliar os processos para possíveis mudanças, melhorias e acréscimos. Afinal, não há nada tão bom que não precise melhorar, não é mesmo?

É importante avaliar a eficiência do atual padrão para ter a certeza de que ele ainda é eficiente. Caso seja detectado algum aspecto que possa ser melhorado, faça a correção e não esqueça de comunicar a sua equipe sobre a  mudança.

Enfim, esperamos que esse artigo tenha cumprido o objetivo de ajudar despachante a melhorar a organização interna de seus negócios! No nosso blog você encontra mais conteúdos relacionados ao mundo dos negócios!

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